How to Write Office Letter in Tamil: இந்த பிஸியான வேலை உலகில், சரியான தொடர்புகொள்வது என்பது மிகவும் முக்கியம்.
அதுவும் அலுவலக கடிதங்கள் என்றால், அதன் முக்கியத்துவம் பன்மடங்கு அதிகரிக்கிறது. நீங்கள் உங்கள் சக ஊழியருக்கு, மேலாளருக்கு அல்லது வெளி நிறுவனத்திற்கு கடிதம் எழுதினாலும், உங்கள் செய்தியை நீங்கள் வழங்கும் விதம் அதை அவர்கள் எப்படி பார்க்கிறார்கள் என்பதில் தாக்கத்தை ஏற்படுத்தும்.
தெளிவாகவும் உறுதியாகவும் அலுவலக கடிதங்கள் எழுதுவது சிலருக்கு ஒரு சிக்கலான செயலாக இருக்கலாம்.
அதனால் அவர்களுக்கு உதவியாக, பயனுள்ள குறிப்புகள் மற்றும் உதாரணத்துடன் கூடிய படிப்படியான வழிமுறைகள் இங்கே தரப்பட்டுள்ளன.
Office Letterயின் நோக்கத்தை நன்கு புரிந்து கொள்ளுங்கள்
கடிதம் எழுத ஆரம்பிக்கும் முன், நீங்கள் எதைப் பற்றி எழுதப் போகிறீர்கள் என்பது தெளிவாக இருக்க வேண்டும்.
தகவல் கேட்கிறீர்களா? புதிய திட்டத்தைக் கூறுகிறீர்களா? அல்லது ஏதேனும் பிரச்சனையைப் பற்றி பேசுகிறீர்களா? என்பதைப் பற்றி அறிந்து வைத்திருங்கள்.
இதனால் கடிதம் எழுதுவதன் நோக்கம் கடிதத்தின் தொனி, அமைப்பு மற்றும் உள்ளடக்கத்தை இலகுவாக அறிந்து வைத்திட முடியும்.
Office Letterயின் அமைப்பு
Office Letter பொதுவாக ஒரு நிலையான வடிவத்தைப் பின்பற்றுகிறது. அதில் அடங்கும் பகுதிகள்:
- தலைப்பு: உங்கள் பெயர், பதவி, நிறுவனம் மற்றும் தொடர்பு விவரங்கள், அதைத் தொடர்ந்து தேதி மற்றும் பெறுநரின் விவரங்களை குறிப்பிடுங்கள்.
- விளிப்பு: “அன்புள்ள [பெயர்] (Dear [Name],” அல்லது பெறுநரின் அடையாளம் தெரியாவிட்டால் “சம்பந்தப்பட்ட நபருக்கு (To Whom It May Concern)” போன்ற உபச்சார வார்த்தைகளை பயன்படுத்துங்கள்.
- அறிமுகம்: உங்கள் கடிதத்தின் நோக்கத்தை சுருக்கமாகக் கூறும் ஒரு சுருக்கமான அறிமுகத்துடன் தொடங்குங்கள்.
- உள்ளடக்கம்: முக்கிய விஷயத்தைப் பற்றிய நன்கு ஒழுங்கமைக்கப்பட்ட, தெளிவான பத்திகளாக எழுதுங்கள். பட்டியல்கள் அல்லது முக்கிய விஷயங்களைத் தெளிவுபடுத்த அட்டவணையை பயன்படுத்துங்கள்.
- முடிவு: உங்கள் கடிதத்தில் கூறப்பட்ட முக்கியமான விஷயங்களைச் சுருக்கமாகக் கூறுங்கள். மேலும், உங்களின் கோரிக்கைகள் அல்லது எதிர்பார்க்கப்படும் செயல்கள் இங்கே குறிப்பிடலாம்.
- நிறைவு: “நன்றியுடன்” போன்ற முறையான நிறைவு வாசகத்துடன் உங்கள் கடிதத்தை முடிக்கவும். உங்கள் கையொப்பம் மற்றும் அச்சிடப்பட்ட பெயரை அதை தொடர்ந்து இடவும்.
Office Letter எழுதும்போது ஞாபகத்தில் கொள்ள வேண்டிய குறிப்புகள்
- தெளிவாகவும் சுருக்கமாகவும் இருக்கட்டும்: சுருக்கமாகவும் விஷயத்திற்கு சம்மந்தமாகவும் எழுதுங்கள். தேவையில்லாத வார்த்தைகளையும் சிக்கலான வாக்கியங்களையும் தவிர்க்கவும். உங்கள் செய்தியை முடிந்தவரை தெளிவாகவும் நேரடியாகவும் தெரிவிக்க வேண்டும்.
- தொழில்முறை தன்மையை பேணுங்கள்: நன்கு தெரிந்த சக ஊழியரை ஒருவேளை நீங்கள் அணுகுகிறீர்கள் என்றாலும், கடிதத்தின் தொனி தொழில்முறையாகவே இருக்கட்டும். இது உங்கள் தொடர்பின் முக்கியத்துவத்தை மேம்படுத்தும்.
- சரிபார்த்துப் படியுங்கள்: எழுத்து மற்றும் இலக்கணப் பிழைகள் உங்கள் செய்தியையும், தொழில்முறைத் தன்மையையும் குறைக்கும். அனுப்பும் முன் உங்கள் கடிதத்தை எப்போதும் சரிபார்த்துக் கொள்ளுங்கள்.
- தனிப்பயனாக்குங்கள்: ஒரு மாதிரியை (template) நீங்கள் பயன்படுத்தினாலும், குறிப்பிட்ட சூழ்நிலை மற்றும் பெறுநருக்கு ஏற்ப உங்கள் கடிதத்தைத் தனிப்பயனாக்குங்கள்.
அலுவலக கடித டெம்லேட் – Office Letter Template in Tamil
உங்களுக்கு வழிகாட்டுவதற்காக இங்கே ஒரு மாதிரி அலுவலகக் கடிதம் இணைக்கப்பட்டுள்ளது. இது வெறும் உதாரணமே; அதை நேரடியாக பயன்படுத்தாமல் உங்கள் தேவைகளுக்கு ஏற்ப மாற்றிக்கொள்ளுங்கள்.
[உங்கள் பெயர்]
[உங்கள் பதவி]
[உங்கள் நிறுவனம்]
[உங்கள் தொடர்பு விவரங்கள்]
[தேதி]
[பெறுநரின் பெயர்]
[பெறுநரின் பதவி]
[பெறுநரின் நிறுவனம்]
[பெறுநரின் தொடர்பு விவரங்கள்]
அன்புள்ள [பெறுநரின் பெயர்],
[கடிதத்தின் நோக்கத்தை நேரிடையாக கூறுங்கள்] என்ற விஷயம் தொடர்பாக இந்த கடிதத்தை நான் எழுதுகிறேன். [உங்கள் நிறுவனத்தில்] [உங்கள் பொறுப்பு] ஆக என்னுடைய கவனத்திற்கு கொண்டுவரப்பட்ட [பிரச்சனை அல்லது வாய்ப்பு] பற்றி இதில் குறிப்பிட விரும்புகிறேன்.
[பத்தி 1: சூழ்நிலையைப் பற்றிய விரிவான விளக்கத்தை வழங்கவும், அதில் தொடர்புடைய அடிப்படைத் தகவல்களையும் சேர்க்கவும்.]
[பத்தி 2: சூழ்நிலையுடன் தொடர்புடைய தாக்கங்கள், நன்மைகள் அல்லது விளைவுகளைப் பற்றி விவரிக்கவும். குறிப்பிட்ட புள்ளிவிவரங்களை கொண்டு உங்கள் வாதத்தை நிரூபிக்க முயற்சிக்கவும்.]
[பத்தி 3: மாற்று வழிகள், சாத்தியக்கூறுகள், கோரிக்கைகள் போன்றவற்றை முன்மொழியுங்கள். நீங்கள் உண்மையில் என்ன முன்மொழிகிறீர்கள் அல்லது பெறுநரிடமிருந்து உங்களுக்கு என்ன தேவை என்பதில் குறிப்பாகக் கூறுங்கள்.]
முடிவாக, [உங்கள் முக்கிய விஷயங்களை சுருக்கமாகக் கூறுங்கள், ஏதேனும் கோரிக்கைகள் அல்லது அடுத்த கட்டத்தை மீண்டும் வலியுறுத்துங்கள்]. இந்த விஷயத்திற்கு தகுந்த நடவடிக்கை எடுப்பதன் மூலம், நாம் [குறிப்பிட்ட இலக்கை அடைய] முடியும்.
இந்த விஷயத்தை உங்கள் ஆலோசனைக்கு எடுத்துக் கொண்டதற்கு நன்றி. உங்கள் பதிலுக்காக நான் காத்திருக்கிறேன். மேலும் ஏதேனும் தெளிவுபடுத்தல்கள் தேவைப்பட்டால் தயங்காமல் என்னைத் தொடர்புகொள்ளவும். [உங்கள் தொடர்பு விவரங்கள்]
நன்றியுடன்,
[உங்கள் கையொப்பம் (மின்னஞ்சல் அல்லாத கடிதங்களுக்கு)]
[உங்கள் அச்சிடப்பட்ட பெயர்]
அலுவலக மாதிரி கடிதம் – Sample Office Letter in Tamil
அலுவலகத்துக்கு தமிழில் விடுப்பு கடிதம் எழுதுபவர்களுக்கு இந்த மாதிரி ஒரு நல்ல வழிகாட்டியாக இருக்கும்.
ராஜேஷ் குமார்
பொறியியல் வல்லுநர் (மென்பொருள்),
Tech Innovations Pvt. Ltd.
சென்னை.
rajesh.kumar@techinnovations.in
பிப்ரவரி 14, 2024
திருமதி. லட்சுமி பிரியா
மனித வள மேலாளர்,
Tech Innovations Pvt. Ltd.
சென்னை.
hr@techinnovations.in
அன்புள்ள திருமதி. லட்சுமி பிரியா அவர்களுக்கு,
Tech Innovations நிறுவனத்தில் பொறியியல் வல்லுநராக பணியாற்றும் நான், இன்று என்னுடைய குடும்ப நலன் கருதி விடுப்பு எடுக்க வேண்டிய தேவை ஏற்பட்டுள்ளது. அதற்கான உங்களின் அனுமதியைப் பெறவே இக் கடிதத்தை எழுதுகிறேன்.
என் தந்தை சமீபத்தில் உடல்நலக் குறைவால் பாதிக்கப்பட்டுள்ளார். அவருக்கு அறுவை சிகிச்சையும், அதன் பின்பு சிறிது காலம் முழுமையான ஓய்வும் தேவை என மருத்துவர் கூறியுள்ளார். அவரை மருத்துவமனையில் கவனித்துக் கொள்வதும், பின்னர் வீட்டில் தேவையான உதவிகளைச் செய்வதும் என் பொறுப்பில் வந்துள்ளது. திடீரென ஏற்பட்ட இந்த சூழ்நிலை இக்கட்டானது என்பதை நன்கு உணர்கிறேன். என் விடுப்பு நிச்சயம் எங்கள் குழுவின் வேலைகளுக்கு ஒரு இடைஞ்சலாக அமையலாம்.
இந்தக் காரணத்திற்காக நான் பிப்ரவரி 20, 2024 முதல் மார்ச் 5, 2024 வரை விடுப்பு எடுத்துக் கொள்ள அனுமதி கேட்டுக்கொள்கிறேன். நான் இல்லாத இந்தக் காலகட்டத்தில் என் பணிகளை மற்ற குழு உறுப்பினர்கள் தொடர்ந்து கவனித்துக் கொள்வதற்கு நான் முழு ஒத்துழைப்பு கொடுப்பேன். என் பணிகளை ஒப்படைப்பதற்கான விரிவான ஆவணங்களை நான் தயார் செய்து விட்டேன். என் சக ஊழியரான திரு.ஆனந்த் கிருஷ்ணன் என் விடுப்பு நாட்களில் என் வேலைகளை கவனித்துக் கொள்ள சம்மதித்துள்ளார். அவருடைய திறமை எங்களது குழுவின் பணிகளைத் தடையின்றி முன்னேற்றிச் செல்லும்.
ஆகவே, என்னுடைய சூழ்நிலையைப் புரிந்துகொண்டு விடுப்பு அளிக்கும்படி அன்புடன் கேட்டுக் கொள்கிறேன். எந்நிலையிலும் இது தங்களிடமிருந்து நான் கேட்கும் முதல் மற்றும் கடைசி விடுப்பு என உறுதி கூறுகிறேன். நிச்சயம் கூடிய விரைவில் குடும்ப விஷயங்களை முடித்து விட்டு புத்துணர்வோடு, அர்ப்பணிப்புடன் என் பணிகளுக்குத் திரும்புவேன்.
விடுப்பு வழங்கி உதவும்படி கேட்டுக் கொள்கிறேன். என் வேண்டுகோளை ஏற்றுக் கொண்டதற்கு நன்றி. விரைவில் உங்களது பதிலை எதிர்பார்க்கிறேன். மேலும் விளக்கங்கள் தேவைப்பட்டால், தயங்காமல் என்னை rajesh.kumar@techinnovations.in என்ற மின்னஞ்சல் வழியாகவோ அல்லது +91-***** ***** என்ற அலைபேசி எண்ணிலோ தொடர்பு கொள்ளலாம்.
நன்றியுடன்,
[மின்னஞ்சல் அல்லாத கடிதத்துக்கான கையொப்பம்]
ராஜேஷ் குமார்
திறமையான அலுவலகக் கடிதத்தை எழுதுவது கடினமான பணி அல்ல. மேலே கொடுக்கப்பட்டுள்ள வழிகாட்டுதல்களைப் பின்பற்றி, உங்கள் கருத்துக்களை தெளிவாகவும், சுருக்கமாகவும், தொழில்முறையாகவும் வெளிப்படுத்த முடியும்.
